ALGEMEEN
1. Laatste update: 13 december 2019. Elke update vernietigt automatisch de voorwaarden geldend in de vorige versies.
2. De voorwaarden hieronder gelden voor de huur van vergaderruimtes Stelvio, X en/of L, lounge en/of keuken gelegen te Sint Jobsstraat 139 2200 Herentals, hierna genoemd “de infrastructuur”. Vragen en/of bedenkingen bij deze voorwaarden dienen schriftelijk te gebeuren via voorvermeld adres of via mail: info@q-bic.be
3. De organisator(en) tekenen voor ontvangst van deze voorwaarden bij de definitieve reservatie.
4. De infrastructuur wordt enkel verhuurd aan meerderjarigen in het bezit van identiteitspapieren, een kopij hiervan dient voorzien te worden bij reservatie.

HUURBEDRAG / ANNULATIES
1. Bij het verhuren van de infrastructuur wordt een hoofdverantwoordelijke aangesteld, dit dient een natuurlijk persoon te zijn.
2. De huurprijs is afhankelijk van de aard van de activiteit.
3. Het nemen van een optie wordt toegelaten ten laatste 6 weken voor de vastgestelde datum en mag maximum een beloop van 2 weken hebben.
9. Annulaties:
Bij annulatie 2 weken voor aanvang van de activiteit kunnen administratieve kosten aangerekend worden.
Bij annulatie 1 week voor aanvang van de activiteit wordt een annulatiekost aangerekend, berekend volgens 25% op de zaalhuur.
Bij annulatie 2 dagen voor aanvang van de activiteit of bij no-show, wordt het gehele bedrag – volgens opgemaakte offerte – aangerekend.
10. De facturatie gebeurt op basis van het bestelde aantal personen. Wijzigingen aan het aantal kunnen tot 2 dagen voordien doorgegeven worden. Het door u opgegeven aantal wordt in rekening gebracht. Voor de niet aanwezigen op de dag zelf wordt de ontvangst en eventuele lunch aangerekend. Indien er meer personen aanwezig zijn wordt het effectieve aantal verrekend.
11. Bedieningspersoneel wordt voorzien door “Q-Bic” en is inbegrepen in het huurbedrag, tenzij anders bepaald.

ROOKVERBOD
1. Vanaf 1 juli 2011 is het rookverbod van toepassing in alle gesloten plaatsen toegankelijk voor het publiek. Het is dus ten strengste verboden te roken in de infrastructuur en de toiletten ook wanneer deze ruimtes voor privé gebruik worden gehuurd.
2. Personen die weigeren om het rookverbod na te leven, riskeren een boete. Zowel de roker(s) zelf als de uitbater van de openbare ruimte kunnen beboet worden bij een controle. De boetes gaan van 150 tot 5.500 euro.
3. De organisatoren dragen bij het huren van de infrastructuur de verantwoordelijkheid als tijdelijk uitbater in het kader van deze controles.

SCHADE
1. De infrastructuur wordt beschouwd als zijnde in perfecte staat. Als de huurder opmerkingen heeft, zal hij deze schriftelijk moeten bekendmaken op het moment van de terbeschikkingstelling van de locatie en moeten deze aanvaard worden door “Q-Bic”.
2. “Q-Bic” neemt geen verantwoordelijkheid wegens beschadiging, verlies, diefstal of brand van persoonlijke zaken. Door de gebruikers, huurders zal geen enkel verhaal kunnen uitgeoefend worden ten opzichte van “Q-Bic”.
3. De organisator mag geen andere bestemming geven aan de infrastructuur dan die waarvoor de verhuring werd toegestaan. Het onderverhuren van de infrastructuur is ten strengste verboden.
4. Slechts die lokalen mogen in gebruik genomen worden waarvoor toelating is verleend.
5. De huurder dient zich te houden aan de voorgeschreven wetten van openbare orde.
6. De huurders zijn verantwoordelijk voor alle mogelijke schade, die door hen of door deelnemers of bezoekers aan door hen georganiseerde manifestaties aan de infrastuctuur, aanhorigheden en de aan hen toevertrouwde uitrusting worden toegebracht. Deze schade zal door de huurders onmiddellijk op eerste verzoek integraal betaald worden.
7. “Q-Bic” kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteit of van het toegestane gebruik van lokalen en/of uitrusting.
8. Na afloop wordt eventuele schade aan de infrastructuur en al het gehuurde materiaal in koste gebracht via een schadebeding. Eventuele vastgestelde schade dient meteen gemeld te worden aan het personeel van “Q-Bic”.
9. Na afloop zorgt “Q-Bic” voor de schoonmaak van de ruimte. De huurder zorgt voor verwijdering van het afval van zijn evenement. Als dit niet gebeurt worden eventuele kosten voor een afvalcontainer voor gemengd afval aangerekend.
10. Er mag geen afval/materiaal dat niet kan worden opgehaald met de vuilniswagen, worden achtergelaten door de huurder na afloop van het gebruik van de infrastructuur. Alle kosten verbonden aan het achterlaten van zulk afval zullen worden aangerekend aan de huurder.
11. Indien extra schoonmaakkosten noodzakelijk blijken als gevolg van het gebruik door Huurder, is Huurder de daarmee gemoeide extra kosten verschuldigd à Q-Bic.
12. De huurder is ten allen tijde aansprakelijk voor verlies van of schade aan apparatuur van Q-Bic.

BRANDVEILIGHEID
1. De maximumcapaciteit in zake brandveiligheid is vastgesteld.
2. Alle in- en uitgangen naar de infrastructuur moeten op elk ogenblik vrij zijn.
3. Elke vorm van decoratie dient op voorhand met “Q-Bic” besproken te worden. Er mogen geen duimspijkers en/of nagels gebruikt worden. Er mag geen decoratie bevestigd worden aan het plafond. Het gebruik van: kaarsen, confetti, brandbare papieren tafellakens/lopers, warmte uitstralende toestellen, haarden, fakkels, indoor/outdoor vuurwerk, wierrook en/of elke vorm van decoratie waarbij vuur te pas komt is ten strengste verboden.
4. Bij vaststelling van inbreuken moet u zo snel mogelijk een personeelslid van “Q-Bic” op de hoogte stellen, zij zullen de situatie beoordelen en de nodige stappen ondernemen.
5. “Q-Bic” is verzekerd voor brandschade. Indien een extra verzekering nodig is voor het materiaal van de organisator dient deze dit op voorhand te melden aan “Q-Bic” en deze verzekering op eigen verantwoordelijkheid aan te gaan.
6. Elke inbreuk of poging tot inbreuk op bovenstaande vermeldingen in zake brandveiligheid zal resulteren in de onmiddellijke stopzetting van de activiteit. De huurprijs, voorschotten en het verbruik zal ook bij stopzetting opeisbaar zijn.

COMMERCIELE ACTIVITEITEN
1. In regel mogen de organisatoren geen commerciële activiteiten waarvoor inkom gevraagd wordt houden. Uitzonderingen kunnen gemaakt worden maar moeten zonder verwijl voorgelegd worden bij de reservatie en/of het nemen van een optie.
2. Activiteiten mogen geen belemmering vormen voor het cliënteel van “Q-Bic”.
3. Er mag geen vergoeding gevraagd worden voor het gebruik van het toilet door de organisatoren.
MUZIEK
1. Er mag geen live muziek gespeeld worden tenzij hiervoor uitdrukkelijk de toelating is gevraagd voor de aanvang van de activiteit.
2. De huurder, die erop wordt gewezen dat het verboden is een fuif te organiseren zonder voorafgaande toestemming van de auteurs en componisten, hun rechthebbenden of de verenigingen die hen vertegenwoordigen, is volledig verantwoordelijk voor alle zaken in verband met deze toestemmingen. “Q-Bic” is volledig vrijgesteld van de verantwoordelijkheid hiervoor.
3. De huurder verzekert zich ervan dat hij toestemming van de bevoegde diensten heeft verkregen en engageert zich om de geldende rechten en taksen te betalen. De aanvraag moet minstens 15 dagen voor het gebruik van de zaal worden gedaan
4. Gezien het Koninklijk Besluit van 24 februari 1997 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen, met name artikel 2, mag het geluidsniveau van de muziek 90 dB (A) niet overschrijden op eender welke plaats in de inrichting waar normaal personen aanwezig kunnen zijn. De organisatoren zijn verantwoordelijk voor de naleving van dit Koninklijk Besluit.
5. Bij vaststelling van geluidsoverlast door de politie zal de organisator hiervan de verantwoordelijkheid dragen.

OVERIGE
1. Affiches, aanwijzingen en/of informatieborden mogen enkel gehangen worden mits toelating van “Q-Bic”.
3. Volgende activiteiten mogen onder geen enkele voorwaarde gehouden worden: studentendopen, studentenacanthussen, activiteiten die vallen onder de wet van 15 juli 1960, gewijzigd door de wet van 9 juli 1973 betreffende de zedelijke bescherming van de jeugd, activiteiten en/of fuiven die racistisch, anarchistisch en/of discriminerend van aard zijn of die dergelijke denkpatronen stimuleren, activiteiten die aanzetten tot het gebruik van verboden middelen.
4. Indien een persoon of organisatie boekt onder een valse naam of voorwendsel heeft de verhuurder het recht de manifestatie niet te laten doorgaan zonder terugbetaling van de waarborg.
5. “Q-Bic” en alle officiële instanties hebben op elk ogenblik toegang tot de activiteit.
6. “Q-Bic” heeft het recht te sluiten vanaf 03.30, de beslissing hieromtrent van de eigenaars of personeel dient gerespecteerd te worden.
7. De zaal is een uur voor de eigenlijke start van de activiteit beschikbaar. Indien hierop een uitzondering nodig is dient deze aangevraagd te worden bij de reservatie.
Deze overeenkomst valt volledig onder de Belgische wetgeving. Enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waaronder “Q-Bic” valt, zijn bevoegd voor geschillen tussen de partijen.
De fysieke persoon die het contract tekent in naam van de huurder, als deze laatste een vereniging of maatschappij is, verklaart zich persoonlijk borg te stellen voor de gehele uitvoering van deze overeenkomst en geeft ook, in hoeverre dit nodig zou zijn, zijn solidaire borg voor de perfecte uitvoering van de verplichtingen van de huurder.
Dit document maakt vast deel uit van het contract verbonden aan eender welke verhuring van de ruimtes van “Q-Bic”. De huurder verbindt zich ertoe de voorwaarden hierboven aangehaald te lezen en te respecteren, en bevestigt dat hij deze ontvangen heeft.

Alle tarieven zijn vermeld exclusief BTW.